Nowoczesny outsourcing IT w czasach pandemii COVID-19?

Outsourcing IT przed COVID-19

W ostatnich latach można było obserwować dynamiczny rozwój firm działających w obszarze outsourcingu IT. Sytuacja ta miała swoje źródło w zainteresowaniu przedsiębiorców zarówno nowymi technologiami, jak i rynkiem usług outsourcingowych. Jakie były główne przyczyny, dla których przed pandemią COVID-19 firmy decydowały się na outsourcing IT?

Gdy w 2014 r. firma KPMG International przeprowadziła badanie wśród klientów dostawców usług outsourcingowych, to respondenci jako główny powód korzystania z outsourcingu IT wskazywali możliwość redukcji kosztów. Dzięki outsourcingowi IT mogli oni zoptymalizować wydatki ponoszone na utrzymanie infrastruktury i jednocześnie wykorzystać posiadane zasoby firmowe do realizacji innych celów. Oszczędności płynące ze współpracy z zewnętrznym podmiotem zapewniającym profesjonalne wsparcie informatyczne są duże – utrzymanie działu IT i pozyskanie specjalistów jest kapitałochłonne.

Obok możliwych oszczędności, ankietowani wskazywali na poprawę jakości przy jednoczesnej minimalizacji czasu, który należało poświęcić tej części prowadzonego biznesu. Współpraca tylko z jednym zewnętrznym partnerem oznacza potrzebę kontroli jednego podmiotu, a nie wszystkich pracowników działu IT, którzy – w zależności od wielkości i struktury firmy – mogą wykonywać pracę w różnych lokalizacjach.

W raporcie „Global Outsourcing Survey” przygotowanym przez firmę Deloitte w 2016 roku można przeczytać, że respondenci korzystający z outsourcingu IT w dalszym ciągu jako kwestię kluczową wskazywali koszty. Z drugiej strony wielu z nich podkreślało, że zastanawia się, w jaki sposób zachować innowacyjność, korzystając lub nawet zwiększając skalę outsourcingu IT. Nowe technologie zaczęły być postrzegane jako sposób na zdobycie przewagi rynkowej i utrzymanie dotychczasowych klientów.

Nowe spojrzenie na outsourcing IT

Obecna pandemia koronawirusa przyniosła zmiany w zakresie postrzegania outsourcingu IT. Wiele firm dzięki współpracy z zewnętrznymi partnerami i posiadaniu odpowiedniej infrastruktury IT mogło zareagować od razu i przestawić się na home office. Dla wielu firm outsourcing back-office oznaczał możliwość otrzymania natychmiastowej pomocy informatycznej i tym samym dawał gwarancję, że pracownicy będą mogli w bezpieczny sposób wykonywać swoje zawodowe obowiązki z domu.

Czy pandemia COVID-19 zrewolucjonizuje podejście do zewnętrznych partnerów oferujących outsourcing IT? Okazuje się, że pierwsze zmiany są już dostrzegalne – świadczą o tym wnioski, które znalazły się w raporcie Global Sourcing Association UK. Według specjalistów lockdown spowodowany koronawirusem doprowadził do tego, że firmy skoncentrują się na przystosowaniu stanowisk do pracy w trybie zdalnym. Aby móc ją wdrożyć i jednocześnie mieć pewność, że będzie się ona odbywać bez zakłóceń, cena usługi będzie odgrywać mniejszą rolę niż dotychczas – firmy zaczną doceniać jakość i możliwość skorzystania z know-how ekspertów w zakresie IT.

Według specjalistów przedsiębiorstwa korzystające z zewnętrznych usług IT zaczną dywersyfikować swoich dostawców. Zamiast polegać na jednej firmie, będą coraz większą wagę przykładać do specjalizacji na etapie doboru partnerów. W ten sposób zapewnią sobie dostęp do ekspertów z różnych dziedzin, a w konsekwencji jeszcze skuteczniej niż dotychczas będą mogły konkurować o klientów z innymi podmiotami ze swojej branży.

Powyższy trend przewidywany na rynku usług outsourcingu IT w 2021 r. (i kolejnych latach) obejmie jednak przede wszystkim średnie i duże przedsiębiorstwa. To one mają największe potrzeby i jednocześnie dysponują koniecznymi zasobami finansowymi. Mniejsze firmy wciąż będą polegać na jednym dostawcy, który zapewni im pełne wsparcie: hosting, administrację systemami, pomoc w nagłych sytuacjach, backup czy archiwizację danych.

Outsourcing IT to sprawdzone rozwiązanie nie tylko w czasie lockdown

Jednym ze skutków pandemii COVID-19 są poważne cięcia kosztów, które najczęściej nie omijają działów HR. Wiele firm jest zmuszonych zredukować zatrudnienie i szukać oszczędności. Outsourcing okazuje się być opłacalnym rozwiązaniem na czas kryzysu. Z jednej strony zastępuje budowanie i utrzymywanie we własnym zakresie kosztownej infrastruktury, a z drugiej zapewnia dostęp do ekspertów specjalizujących się choćby w cyberbezpieczeństwie.

Koronawirus uwidocznił problemy firm w zakresie niewystarczającego przygotowania do kwestii cyberbezpieczeństwa. Według koncernu doradczego Ernst & Young 79 proc. ankietowanych członków zarządu badanych firm potwierdziło, że ich organizacje nie są przystosowane do radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi. Tymczasem pandemia koronawirusa spowodowała, że na mapie dotychczasowych zagrożeń pojawiły się nowe. Obsługa informatyczna firm przez doświadczonych specjalistów daje poczucie bezpieczeństwa – kluczowe dla organizacji informacje mogą być bezpieczne i pozostawać poza zasięgiem cyberprzestępców, choćby dzięki zastosowaniu połączeń VPN.

W przypadku outsourcingu usług IT nie bez znaczenia jest też to, że pracownicy usługodawcy i usługobiorcy kontaktują się zdalnie. To rozwiązanie idealnie sprawdziło się w miesiącach szczególnego reżimu sanitarnego, gdy rekomendowane było ograniczanie kontaktu osobistego do niezbędnego minimum. Wszelkie problemy pracownicy mogą zgłaszać zdalnie, korzystając w tym celu z dedykowanego i najczęściej działającego całą dobę helpdesku. Ponieważ awarie są rozwiązywane na odległość, nie ma konieczności, aby specjaliści odpowiedzialni za opiekę IT przyjeżdżali osobiście do firmy. Oznacza to sporą oszczędność czasu.

Zewnętrzni specjaliści mogą też przeszkolić wszystkich pracowników usługobiorcy z zakresu bezpiecznego korzystania z Internetu. Wzmocnienie świadomości użytkowników sprzętu to często zaniedbywany obszar, podczas gdy to właśnie czynnik ludzki jest najsłabszym ogniwem w systemie zabezpieczeń.

Czy nakłady na outsourcing IT będą rosnąć?

Mimo że kryzys gospodarczy wywołany COVID-19 nie oszczędził IT, to sytuację panującą w tej branży można określić jako stabilną. To wynik tego, że właściciele firm postrzegają nowe technologie czy kwestie bezpieczeństwa w kategoriach budowania przewagi nad konkurencją oraz tego, iż zapotrzebowanie na usługi IT wciąż jest ogromne. Dalszy, intensywny rozwój outsourcingu IT prognozują również eksperci.

Z badania firmy Grand View Research wynika, że w 2027 r. wartość globalnego rynku usług outsourcingu IT będzie wynosić już 940 mld dolarów – wzrost ma wynieść 7,7 proc. rocznie. Według specjalistów za dalszy rozwój tego segmentu rynku będą odpowiadać różne branże, ale w głównej mierze branża handlowa i e-commerce. To właśnie one będą chciały zwiększyć swój poziom przygotowania na czas kryzysu.

Nie można zapomnieć, że wzrost zainteresowania outsourcingiem IT może być spowodowany tym, że coraz więcej firm oferujących tę usługę stawia na elastyczność – dopasowuje się do potrzeb i oczekiwań potencjalnych klientów. Przykładem może być tzw. body leasing (outsourcing personalny) w IT, który jest oferowany przez coraz więcej firm specjalizujących się w outsourcingu IT. To nie przypadek – te podmioty zatrudniają ekspertów, których mogą w razie konieczności oddelegować do pracy bezpośrednio w siedzibie klienta.

Na dalszy rozwój outsourcingu IT wpływ będą mieli też nowi klienci, którzy pojawili się tuż po pandemii COVID-19. Mowa tu o przedsiębiorstwach, które wcześniej nie inwestowały w rozwiązania chmurowe. Tymczasem technologia ta okazała się niezbędna, aby móc pracować w modelu home office. Ta grupa przedsiębiorców może liczyć na pełną obsługę – od doradztwa technologicznego aż po wdrożenie optymalnych dla organizacji rozwiązań.

Outsourcing IT – oferta skrojona na miarę potrzeb przedsiębiorcy

Zalety outsourcingu IT dostrzega coraz więcej przedsiębiorców, co jest efektem m.in. zmian w organizacji pracy i funkcjonowaniu firm na rynku, jakie wymusiła pandemia koronawirusa. Skoro zainteresowanie klientów usługami firm oferujących outsourcing IT rośnie, pozostaje jeszcze kwestia tego, jak dobrze wybrać zewnętrznego partnera. Na co zwrócić szczególną uwagę, poszukując dostawcy, który zadba o infrastrukturę IT całej organizacji? Kluczowe jest tu zidentyfikowanie obszarów wymagających zewnętrznego wsparcia.

Pierwszym krokiem do udanej współpracy jest określenie swoich potrzeb i priorytetów. Cyfrowa transformacja może obejmować wdrożenie różnych rozwiązań. Obok implementacji usług chmurowych (dziś są one postrzegane jako poprawiające wydajność biznesu) czy kolokacji, zewnętrznemu partnerowi można przekazać zadanie utrzymania systemów ERP lub integracji systemów i aplikacji. Od potrzeb zależy dobór zewnętrznego partnera.

Na kompleksowość oferty dostawcy usług outsourcingu IT warto zwrócić uwagę choćby po to, aby mieć pewność, że w perspektywie kolejnych lat nie będzie trzeba szukać nowego usługodawcy. Istotne są też umowa i wysokość kosztów. Kontrakt powinien zabezpieczać klienta i gwarantować mu pomóc w awaryjnych sytuacjach. Mimo że cena wciąż jest jednym z kluczowych czynników, to nie powinna ona być priorytetem.

Wybór dostawcy usług IT nie jest sprawą oczywistą. Korzyści płynące z poświęcenia czasu, aby znaleźć najlepszego partnera są jednak kluczem do dalszego rozwoju. Jednocześnie, jak pokazała pandemia koronawirusa, współpraca z zaufanym dostawcą może zapewnić sprawne działanie firmy w czasie kryzysu.
Profesjonalny outsourcing IT świadczy firma BHPEX z Zielonej Góry https://www.bhpex.pl/uslugi-informatyczne/