1. Dlaczego warto postawić na fakturowanie online?
Wystawianie faktur w tradycyjny sposób – na papierze lub w arkuszu kalkulacyjnym – wiąże się z wieloma ograniczeniami. Wymaga czasu, skrupulatności oraz ręcznego weryfikowania poprawności dokumentów. W erze cyfrowej przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po narzędzia online, które w sposób zautomatyzowany wspierają ten proces.
Fakturowanie online to:
- oszczędność czasu – wystawienie faktury trwa kilkadziesiąt sekund,
- redukcja błędów – system samodzielnie oblicza VAT i sumy,
- pełna kontrola nad dokumentacją – dostęp do faktur z dowolnego urządzenia,
- lepszy wizerunek w oczach klientów – czytelne, estetyczne dokumenty wysyłane od razu po wykonaniu usługi lub dostawie towaru.
Ponadto faktury online są zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi, a wiele platform oferuje bezpośrednią integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
2. Wybór systemu do fakturowania
Dobry program do wystawiania faktur powinien nie tylko umożliwiać wystawianie dokumentów, ale także wspierać przedsiębiorcę w zarządzaniu relacjami z kontrahentami, kontrolą płatności oraz raportowaniem. Jednym z najczęściej wybieranych systemów w Polsce jest Fakturownia.pl. Jest to platforma online, która łączy prostotę obsługi z funkcjonalnością. Oferuje m.in.:
- automatyczne pobieranie danych kontrahenta z GUS lub VIES,
- obsługę faktur VAT, proforma, zaliczkowych, końcowych, korekt,
- integrację z systemami płatności (PayU, Tpay, PayPal, Przelewy24),
- automatyczne przypomnienia o płatnościach,
- generowanie plików JPK, raportów magazynowych, raportów marżowych,
- gotowość do pracy z KSeF.
Dostępny okres próbny pozwala przetestować pełną funkcjonalność bez żadnych zobowiązań.
3. Rejestracja i konfiguracja konta firmowego
Kolejnym krokiem jest założenie konta. Proces rejestracji jest zazwyczaj prosty – wystarczy podać adres e-mail, ustalić hasło i potwierdzić rejestrację. Po zalogowaniu należy przejść do konfiguracji danych firmy (NIP, adres, numer konta bankowego, logo – czyli wszystko, co pojawi się później na Twoich fakturach). Warto pamiętać o:
- ustawieniu domyślnej stawki VAT (np. 23% lub zwolnienie z VAT),
- wyborze języka i waluty faktur,
- ustawieniu kursu NBP – przy fakturach w walutach obcych.
4. Dodawanie kontrahentów
Każda faktura musi zawierać dane kontrahenta – w przypadku firm: pełną nazwę, adres oraz numer NIP. W systemach fakturujących dane te można pobrać bezpośrednio z rejestrów publicznych. Wystarczy wpisać numer NIP klienta, a system automatycznie pobierze dane z GUS i zapisze je w Twojej kartotece. Przy kolejnych fakturach wybierzesz kontrahenta z listy jednym kliknięciem.
5. Wystawienie pierwszej faktury – krok po kroku
Sama czynność wystawienia faktury jest procesem prostym i przejrzystym. W systemie online sprowadza się do kilku ustrukturyzowanych kroków:
- Nowa faktura – wybierz ten typ dokumentu z głównego panelu.
- Wybór kontrahenta – z listy lub poprzez wpisanie nowego NIP-u.
- Rodzaj faktury – np. VAT, proforma, zaliczkowa, końcowa, korekta.
- Pozycje – dodaj nazwę produktu lub usługi, ilość, cenę netto/brutto.
- Daty – uzupełnij datę wystawienia, sprzedaży, termin płatności.
- Forma płatności – przelew, gotówka, karta lub płatność online.
- Personalizacja – wybór szablonu, wstawienie logo, notatek do klienta.
Po uzupełnieniu wszystkich danych wystarczy kliknąć „Zapisz” – gotowy dokument zostaje zapisany w systemie i jest dostępny jako PDF. W dowolnym momencie można go ponownie edytować, pobrać lub skopiować do nowej faktury.
6. Wysyłka faktury do klienta
Kiedy faktura zostanie wygenerowana, kolejnym krokiem jest jej przekazanie do klienta. System umożliwia wysłanie dokumentu bezpośrednio z poziomu formularza.
- Adres e-mail kontrahenta można uzupełnić ręcznie lub skorzystać z domyślnego.
- Wiadomość e-mail zawiera numer faktury, kwotę oraz link do dokumentu.
- Możliwe jest dodanie spersonalizowanej treści, np. podziękowania za współpracę.
Platforma rejestruje status wiadomości – użytkownik widzi, czy dokument został wysłany oraz czy dotarł na serwer odbiorcy.
7. Monitorowanie płatności i zarządzanie należnościami
Po wystawieniu i wysłaniu faktury warto zadbać o kontrolę płatności. Dobry program do wystawienia faktury oferuje rozbudowany moduł zarządzania statusem dokumentów:
- statusy: wystawiona, wysłana, opłacona, przeterminowana,
- automatyczne przypomnienia e-mailowe o płatnościach,
- raporty i zestawienia – m.in. przychody, koszty, zaległości, JPK_V7,
- eksport danych – np. do biura rachunkowego lub systemu ERP.
Dzięki temu użytkownik zyskuje bieżący wgląd w sytuację finansową firmy i może na bieżąco reagować na przeterminowane płatności.
8. Zacznij działać – bez obaw i bez zbędnych formalności
Prawidłowe fakturowanie to fundament profesjonalnego prowadzenia działalności. Wybór odpowiedniego narzędzia i przemyślana konfiguracja systemu pozwalają ograniczyć ryzyko błędów i zautomatyzować wiele żmudnych zadań.
Nowoczesne platformy – takie jak Fakturownia.pl – pozwalają nowym przedsiębiorcom rozpocząć pracę bez konieczności opanowywania zawiłości księgowych. Intuicyjny interfejs, pełna zgodność z przepisami oraz możliwość przetestowania systemu bez zobowiązań sprawiają, że jest to rozwiązanie dostępne dla każdego – niezależnie od skali działalności czy branży.
Co możesz zrobić już dziś?
- Zarejestruj konto w wybranym systemie do fakturowania.
- Uzupełnij dane firmy, dodaj pierwszego kontrahenta i stwórz szablon faktury.
- Wystaw i wyślij swoją pierwszą fakturę – gotowy dokument PDF zyska od razu profesjonalny wygląd.
- Monitoruj płatność i generuj raporty – wszystko w jednym miejscu.
Nie czekaj na pierwszą kontrolę czy telefon od księgowej – zacznij prowadzić swoją dokumentację od początku w sposób uporządkowany, nowoczesny i zgodny z prawem.
