Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie, które odpowiada na te wyzwania. Umożliwia cyfryzację procesów, automatyzację działań oraz pełną kontrolę nad dokumentacją w firmie lub administracji publicznej. Jakie problemy rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów? Jak działa i jakie korzyści przynosi organizacjom?
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system zarządzania dokumentami w formie cyfrowej, który automatyzuje procesy ich przesyłania, akceptacji i archiwizacji. Zastępuje tradycyjne metody oparte na obiegu papierowym, eliminując związane z nimi ograniczenia takie jak czasochłonne przesyłanie dokumentów między działami czy ryzyko ich zagubienia.
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów wspierają różnorodne procesy biznesowe w firmach i instytucjach jak na przykład:
- Obsługa wniosków urlopowych, delegacje
- Akceptacja faktur,
- Obieg umów, zamówień czy aneksów
- Zarządzanie dokumentacją kadrową,
- Obsługa korespondencji w tym również e-doręczenia.
Główne elementy systemów obiegu dokumentów
Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów, takie jak programy EOD czy EZD, opierają się na kilku kluczowych elementach:
- Workflow: Automatyczne przepływy pracy, które definiują, jakie działania należy podjąć w określonym etapie procesu.
- Cyfrowe repozytorium: Centralne miejsce przechowywania dokumentów w formie cyfrowej, które umożliwia szybki dostęp i wyszukiwanie potrzebnych plików.
- Powiadomienia i przypomnienia: Funkcje, które informują użytkowników o zadaniach oczekujących na ich działanie, zwiększając efektywność i terminowość pracy.
- Integracja: Możliwość współpracy z innymi systemami takimi jak ERP czy CRM, zapewnia spójność danych w całej organizacji.
- Raportowanie wyników.
Najczęstsze problemy w tradycyjnym obiegu dokumentów
Strata czasu i ograniczenia wydajności
W tradycyjnym obiegu dokumentów czas jest jednym z największych wyzwań. Dokumenty papierowe muszą być ręcznie przekazywane między działami lub pracownikami, a to wydłuża procesy decyzyjne i zmniejsza efektywność pracy. Przykładem jest proces akceptacji faktur, który w firmach opartych na tradycyjnym obiegu często trwa kilka dni lub nawet tygodni. Dokument przechodzi przez wiele rąk, a każda zmiana czy podpis wymaga fizycznej obecności. Dodatkowo, gdy kluczowa osoba jest niedostępna, proces całkowicie się zatrzymuje lub wydłuża
Wysokie koszty operacyjne
Papierowy obieg dokumentów generuje znaczne koszty, które często pozostają niedoszacowane. Należą do nich:
- Drukowanie i kopiowanie dokumentów,
- Przechowywanie papierowych archiwów,
- Transport dokumentów między lokalizacjami,
- Czas pracowników poświęcony na ręczne przetwarzanie i archiwizację.
Brak przejrzystości i trudności w monitorowaniu
W papierowym obiegu dokumentów trudno jest monitorować, na jakim etapie znajduje się dany dokument. Brak przejrzystości prowadzi do problemów takich jak:
- Opóźnienia wynikające z konieczności śledzenia dokumentów w procesie,
- Trudności w określeniu osoby odpowiedzialnej za kolejny etap lub jej nagła nieobecność,
- Brak raportów i danych analitycznych pozwalających ocenić efektywność procesów.
Dla firm oznacza to nie tylko problemy organizacyjne, ale także trudności w szybkim reagowaniu na potrzeby klientów czy audyty.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Tradycyjny obieg dokumentów jest również podatny na błędy związane z bezpieczeństwem. Papierowe dokumenty mogą zostać zgubione, zniszczone lub nieautoryzowanie skopiowane. Dodatkowo brak kontroli dostępu do dokumentów powoduje, że informacje wrażliwe mogą trafić w niepowołane ręce. W obliczu regulacji takich jak RODO, firmy i instytucje publiczne są zobowiązane do ochrony danych osobowych i zapewnienia ich poufności. Papierowe archiwa nie zawsze spełniają te wymagania, co może prowadzić do konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych.
Jak elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje te problemy?
Automatyzacja i usprawnienie procesów
Jedną z kluczowych zalet elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) jest automatyzacja procesów. Dzięki funkcjom takim jak workflow dokumenty przemieszczają się między odpowiednimi osobami w firmie lub instytucji bez konieczności ręcznego przekazywania. System automatycznie przypomina o zadaniach, przekierowuje dokumenty do odpowiednich osób i monitoruje postęp na każdym etapie procesu.
Przykład: W przypadku akceptacji faktur, system może automatycznie wysyłać dokument do odpowiedniego działu, a następnie do przełożonego, eliminując czasochłonny proces przekazywania papierowych dokumentów.
Obniżenie kosztów operacyjnych
Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele kosztów związanych z papierowym zarządzaniem dokumentacją:
- Brak potrzeby drukowania i kopiowania,
- Redukcja przestrzeni potrzebnej na archiwizację,
- Automatyczne przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów w chmurze lub na serwerze.
Przejrzystość i kontrola nad procesami
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów zapewniają pełną przejrzystość na każdym etapie procesu. Funkcje takie jak podgląd statusu dokumentu czy generowanie raportów pozwalają łatwo śledzić, kto i kiedy podjął określone działania.
Korzyści:
- Łatwe identyfikowanie wąskich gardeł w procesach,
- Możliwość analizy danych w celu optymalizacji procedur,
- Szybkie raportowanie na potrzeby zarządu lub audytów
- Kontrola informacji poufnych poprzez nadawanie konkretnych ról
- Kontrola uprawnień dotycząca zawierania zobowiązań
Zwiększone bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Elektroniczne systemy obiegu dokumentów oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń takie jak:
- Kontrola dostępu: Każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do dokumentów i funkcji przypisanych do jego roli.
- Szyfrowanie danych: Dokumenty są przechowywane w sposób zabezpieczający przed nieautoryzowanym dostępem.
- Logi aktywności: System rejestruje każde działanie użytkownika, a to pozwala śledzić pełną historię przetwarzania dokumentów.
Dzięki tym funkcjom systemy elektronicznego obiegu dokumentów wspierają zgodność z regulacjami i minimalizują ryzyko naruszenia danych.
Zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów
W firmach elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwala na efektywniejsze zarządzanie codziennymi procesami, eliminując opóźnienia i zmniejszając ryzyko błędów.
Przykłady zastosowań:
- Księgowość: Automatyczna obsługa faktur – od ich rejestracji po akceptację i archiwizację, by znacząco skracać czas potrzebny na procesowanie dokumentów.
- Zarządzanie kadrami: Digitalizacja dokumentów pracowniczych takich jak umowy, wnioski urlopowe czy zaświadczenia ułatwia zarządzanie danymi pracowników. Poprzez portal pracownika możliwość korzystania z szablonów wniosków np. Urlopowych, zakupu okularów czy sprzętu dla pracownika, oceny pracownicze, aktualizacja regulaminów
- Zarządzanie projektami: Możliwość przechowywania i udostępniania dokumentów projektowych w jednym systemie zwiększa efektywność współpracy zespołów.
- Zarządzanie współpracą z Klientami – obieg umów, aneksów, zamówień. System przypomina o kończących się terminach, wymuszając działania zapewniające ciągłość w dokumentacji czy zamówieniach
Firmy korzystające z systemów elektronicznego obiegu dokumentów zyskują również dostęp do szczegółowych raportów i statystyk, które pomagają analizować wydajność procesów oraz wprowadzać usprawnienia.
Jak wdrożyć system obiegu dokumentów?
Etapy wdrożenia
- Warsztaty analityczne — analiza obecnych procesów i zidentyfikowanie problemów, które EOD ma rozwiązać, np.: opóźnienia w przetwarzaniu faktur czy trudności z przechowywaniem dokumentacji.
- Określenie celu – np. skrócenie czasu przetwarzania dokumentów lub poprawa bezpieczeństwa. Kluczowe funkcje: workflow, cyfrowe repozytorium i możliwość integracji z innymi systemami (np. ERP).
- Faza testów — na środowisku testowym badamy, czy system odpowiada założeniom funkcjonalnym
Jak wybrać odpowiedni system?
Dobry system elektronicznego obiegu dokumentów powinien być intuicyjny i elastyczny. To oznacza, że musi dać się łatwo dostosować do procesów specyficznych dla danej organizacji. Bezpieczeństwo to kolejny kluczowy element – dostęp do dokumentów musi być kontrolowany, a działania użytkowników rejestrowane. Warto też zwrócić uwagę na możliwość integracji z innymi narzędziami, np. z programami ERP.
Najczęstsze wyzwania i jak je pokonać
Wdrożenie systemu EOD może napotkać przeszkody takie jak opór pracowników przed zmianą. Dlatego kluczowe jest wyjaśnienie korzyści wynikających z zastosowania nowego narzędzia takich jak skrócenie czasu pracy nad dokumentami czy łatwiejszy dostęp do archiwów. Wyszkolenie pracowników i zadbanie o dostępność materiałów szkoleniowych jest kluczowa. W konsekwencji stres związany ze zmianą jest mniejszy i rezultaty w szybszym tempie są widoczne.
Innym wyzwaniem jest dostosowanie istniejących procesów do nowych możliwości systemu. Często konieczna jest ich optymalizacja, ale w dłuższej perspektywie przekłada się to na większą efektywność organizacji. Wdrożenie EOD wiąże się z kosztami początkowymi, jednak długoterminowe oszczędności – zarówno finansowe, jak i czasowe – znacznie je przewyższają.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które zmienia sposób funkcjonowania organizacji. Dzięki automatyzacji procesów, eliminacji papierowej dokumentacji oraz zaawansowanym funkcjom monitorowania i kontroli, firmy mogą działać szybciej, taniej i bezpieczniej. Wdrożenie systemu obiegu dokumentów wymaga zaangażowania i odpowiedniego przygotowania, ale korzyści są wymierne.
Artykuł został przygotowany przez Ewę Borawską-Wajnert, Business Improvement Manager AMODIT. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i eksperckiej wiedzy pomaga firmom optymalizować procesy, wprowadzając nowoczesne rozwiązania dostosowane do specyfiki ich działalności.
