Co przepisy mówią o liście obecności?
Lista obecności zwykle prowadzona jest przez dział kadr danej firmy. To poszczególne jednostki czy managerowie są odpowiedzialni za sprawdzenie czy wszyscy pracownicy są obecni.
Niektóre firmy chętnie korzystają z tego sposobu sprawdzenia pracowników, inne natomiast sobie to odpuszczają. Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa? Co mówią na ten temat przepisy? Musimy zacząć od tego, że to pracodawca, w ciągu 7 dni od zawarcia umowy, ma obowiązek poinformować pracowników o formie w jakiej sprawdzana będzie obecność, o ile takowa będzie sprawdzana. Powinien on także poinformować o formie w jakiej może zostać usprawiedliwiona nieobecność. Jednak obowiązujące ogólnie przepisy nie definiują tego w jaki sposób pracownik ma potwierdzić fakt, że rozpoczął pracę, a także fakt jej zakończenia.
Co to oznacza w praktyce? Otóż to, że pracownik może potwierdzić swoją obecność np. przez odbicie karty w czytniku czy zalogowanie się do systemu. Jak widać lista obecności nie jest jedynym sposobem! Nie ma żadnych przepisów prawa pracy, które nakazywałyby obowiązkowe sprawdzenie przez pracodawcę listy obecności, nie stanowi też ona żadnego dokumentu obowiązkowego. Jednak ze względów czysto administracyjnych i organizacyjnych, pracodawcy decydują się na jej przeprowadzenie.
Lista obecności w świetle prawa nie jest dokumentacją pracowniczą. Pracodawca ma jednak obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika - nie należy jednak tego mylić ze sprawdzeniem faktu przybycia pracownika do pracy.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym, nie jest też dokumentem pracowniczym w rozumieniu prawa. Pracodawca często decyduje się na jej przeprowadzenie, ale tylko ze względów administracyjno- organizacyjnych. Może też stanowić niepodważalny dowód w przypadku sporu pomiędzy stronami umowy o pracę, dlatego też jako przedsiębiorca warto zdecydować się na jej przeprowadzanie.
Sprawdzanie obecności bywa często mylone z prowadzeniem ewidencji czasu pracy. Na karcie ewidencyjnej znajdują się dodatkowe informacje jak np. godziny rozpoczęcia pracy czy usprawiedliwienia nieobecności. Jednak nie jest to równoznaczne z potwierdzeniem pracownika o przybyciu do pracy. Ewidencja czasu pracy jest niezbędna do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia, a także przyznania innych świadczeń, wynikających z umowy o pracę.
Mimo wszystko w regulaminie pracy lub wspomnianej umowie pracodawca powinien jednoznacznie wskazać sposób, w jaki pracownicy mogą potwierdzić swoje przybycie do pracy. Powinien zawrzeć też tam sposób, dotyczący usprawiedliwiania nieobecności.
Należy rozróżnić, że to prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe, natomiast prowadzenie listy obecności takim obowiązkiem nie jest. Warto też wiedzieć, że lista obecności (albo inny podobny dokument) w świetle prawa nie jest dokumentacją pracowniczą, więc nie obejmują jej także przepisy i ustawy dla takiej dokumentacji charakterystyczne, np. o przechowywaniu dokumentów.
